传统的会计档案工作需要依靠纸张存储,对存储的空间大小、温度和湿度都有要求,财务人员要人工完成所有归档工作,档案在采集、调阅、借阅的过程中也易发生损坏、丢失等情况,企业需要付出高额的管理成本,不仅给财务人员带来极大的工作量,会计档案还容易受到自然或者人为的破坏,对公司造成损失。

随着信息技术的飞速发展,数字化已经成为信息处理和传递的主要方式,数字技术应用到各个领域,包括财税领域。电子会计档案利用计算机技术及其它信息技术手段,完美地解决了上述问题,将会计凭证、账簿、报表等会计核算材料以数字化形式进行存储与管理,帮助企业降低管理成本,提高工作效率。

《电子会计档案管理法》(财政部第79号令),正式建立了电子会计档案管理制度。《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》 (财会[2020]6号) 提出电子会计凭证源文件是唯一合法有效的会计凭证,并明确了电子会计档案的保管方式。国家一系列政策的出台,大力推动的电子会计档案的普及与发展。

电子会计凭证管理规范

符合条件可不打印

符合档案管理要求的电子会计档案和纸质档案具有同等法律效力,电子会计档案可不再以纸质形式保存。

保存电子会计凭证

使用纸质打印件报销的,应当同时归档电子源文件,电子发票打印件不能单独作为报销入账归档的依据使用。

确保真实安全

符合电子会计档案的“四性”要求,保障查验合法、真实,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现。同时带电子签名,可通过验签。

存储符合要求

按照相关部门指引进行存储和应用。使用电子会计档案的企业,要存储在独立建设的电子会计档案系统中。电子会计资料归档推荐使用OFD格式文件,不具备应用OFD文件条件的单位可使用PDF文件或其他符合长期保存要求的版式文件。

归档范围和保管年限

电子会计档案数字化建设

在企业的电子会计档案建设的目标上,一方面要符合国家对于会计档案和电子会计档案的管理要求,另一方面,系统建设要符合财务本身的使用习惯,实现电子会计档案的标准化、自动化、数字化管理,真正提升档案的管理和处理效率。

根据国家政策的要求,凭借在财税数字化领域的优势,百望云推出电子会计档案管理解决方案,通过核算系统、报销系统、资金系统、影像系统对企业电子会计资料进行自动采集,并实现电子会计档案的全生命周期管理,为助力财务管理数字化转型打下坚实基础。

百望云电子会计档案产品亮点 :

• 票档一体化管理

支持电子会计档案的自动采集、智能归档、查询调阅、档案移交、鉴定销毁,实现在线化、自动化、数字化会计档案闭环管理。同时,随着数电票在全国范围内的推广,电子会计档案系统全面支持数电票的合规归档,满足国家政策要求,可自动归集百望云进销项票据,衔接业财各个系统,实现业财数据的统一管理与信息共享,以财务为支撑,推动企业财税数字化。

• 虚拟档案室管理

针对纸质档案,系统支持纸质档案装盒、上架、档案转移等常规操作,实现记账凭证、纸质原始凭证位置关联。产品同时兼容和支持单套制、双套制两种电子档案的管理模式。

• 借阅管理自动化

系统支持电子、纸质会计档案全流程线上化借阅管理,支持动态水印、安全阅览和分权限下载,能与企业现有审批流程进行集成,支持手机和邮件到期催还提醒,保证借阅过程可追溯,避免档案遗失。

• 记账凭证 & 原始凭证自动匹配

系统内置匹配规则引擎,依据前端业务传输的匹配关系,确定同一凭证事项中各单据的关联关系,实现记账凭证与原始凭证的自动匹配以及关联查询、正反向查询,并在同一视窗内查阅并统一呈现,大幅减轻财务工作负担。

• 内嵌四性检测工具

完善元数据管理和四性检测工具,在归档、移交、长期保存环节对档案真实性、完整性、可用性、安全性进行检测,并形成四性检测报告,利于电子文件的长期保存。

• 支持 OFD 版式及阅读

百望绿页支持信创环境,百望云“绿页阅读器”已正式通过中国电子技术标准化研究院强制性国家标准GB18030-2022《信息技术 中文编码字符集》最高级(实现级别3)认证,是首批测试通过产品,能够满足电子发票、电子合同、电子会计档案 、电子证照、电子公文等多场景使用需求,节省电子档案存储空间,大幅降低企业后续使用成本。

在财税数字化建设的基础上,百望云全力保障企业的数据信息安全,通过多方安全计算、可信执行环境等隐私计算技术,搭建国密安全设备、安全网络层、区块链能力平台、安全计算层等立体式、全栈式防护体系等方式,为企业构建立体全栈式安全防护体系,让企业更稳定地发展。

电子会计档案可以取代纸质档案管理方式,节省纸张消耗与存储空间,从而降低企业的管理成本。基于电子会计档案系统集中管理、连接多个系统,将打破数据孤岛,提升的档案的管理和处理效率,减轻财务人员的工作负担。通过电子会计档案数字化建设,将为企业持续创造价值。

(新媒体责编：wa12)